Zásady ochrany osobních údajů

Vážíme si důvěry svých členů a všech, kdo s námi jednají. Na této stránce najdete, jaké osobní údaje Podílové družstvo Win-Win zpracovává, proč to dělá, jak dlouho údaje uchovává, komu je předává a jaká máte práva.

Tento dokument je zároveň „Informací o zpracování osobních údajů členů, žadatelů o členství a čekatelů Podílového družstva Win-Win“, na kterou odkazuje přihláška člena. Poslední aktualizace: 7. 10. 2026.

1. Kdo vaše údaje zpracovává

2. Koho se zásady týkají

• žadatelů o členství a čekatelů,
• členů družstva a bývalých členů,
• obchodníků a dalších spolupracovníků družstva,
• uživatelů členského portálu, i těch, kteří zatím členy nejsou,
• účastníků akcí, kteří si objednají vstupenku,
• všech, kdo nám napíšou nebo zavolají,
• návštěvníků webu winwin.coop.

3. Jaké údaje zpracováváme

• Identifikační údaje – oslovení, titul, jméno a příjmení, datum narození; u podnikatelů a firem také název, IČO, DIČ a sídlo.
• Kontaktní údaje – adresa trvalého pobytu, doručovací adresa, e-mail a telefon.
• Údaje o členství – přihláška, vznik a skončení členství, členský vklad a jeho splácení, družstevní podíly, příplatky mimo základní kapitál, účast na členské schůzi a hlasování.
• Platební údaje – číslo bankovního účtu, přijaté a odeslané platby (částka, datum, variabilní symbol), vyúčtování a účetní doklady.
• Údaje o benefitech – evidence věrnostních jednotek CRX a benefitů PLX a FLX, karty Pluxee (číslo karty, stav, doručení) a palivové karty DKV (číslo karty, odběry, vyúčtování, kauce). PIN karty ukládáme šifrovaně.
• Údaje obchodníků – smlouva, absolvované školení a certifikační test, doporučení nových členů, provize a jejich vyúčtování, údaj o plátcovství DPH.
• Údaj o doporučení – kdo vás do družstva doporučil (obchodník nebo mentor).
• Podpisy dokumentů v portálu – čas podpisu, IP adresa, typ prohlížeče a otisk (hash) dokumentu, abychom mohli doložit, kdo a kdy dokument podepsal.
• Účet a zabezpečení – přihlašovací e-mail, heslo (ukládá se jen jako šifrovaný otisk) a záznamy o přihlášení a úkonech v portálu (čas, IP adresa, prohlížeč).
• Komunikace – e-maily, zprávy z kontaktního formuláře, žádosti podané v portálu a záznamy o jejich vyřízení.
• Objednávky vstupenek na akce družstva – jméno, e-mail, objednané vstupenky a platba.
• Technické údaje z webu – IP adresa, typ prohlížeče a cookies (podrobně v Zásadách cookies).

Co nezpracováváme: kopie občanských průkazů ani jiných dokladů totožnosti (pokud k tomu nevznikne zákonný důvod nebo nám k tomu nedáte samostatný výslovný souhlas) a zvláštní kategorie údajů, například údaje o zdraví.

4. Proč údaje zpracováváme a jak dlouho

Každé zpracování musí mít účel a právní základ podle čl. 6 odst. 1 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Údaje uchováváme jen po dobu, kterou k danému účelu potřebujeme, potom je smažeme nebo anonymizujeme.

Účel	Právní základ	Jak dlouho
Vyřízení přihlášky a rozhodnutí o přijetí za člena	jednání o vzniku členství na vaši žádost (písm. b)	do rozhodnutí o přihlášce; pokud členství nevznikne, jen po dobu nutnou k vypořádání a ochraně práv
Vedení členství, seznamu členů a členské evidence (členský vklad, podíly, příplatky, členská schůze)	plnění členského vztahu (písm. b) a povinnost vést seznam členů podle zákona o obchodních korporacích (písm. c)	po dobu členství; po jeho skončení do vypořádání a poté po dobu nutnou k doložení práv a povinností s ohledem na promlčecí lhůty (nejdéle 10 let)
Členský portál a podepisování dokumentů	plnění členského vztahu nebo smlouvy (písm. b)	do zrušení účtu; záznamy o podpisu po dobu platnosti dokumentu a poté nejdéle 10 let
Věrnostní systém a benefity (CRX, PLX, FLX, karty Pluxee a DKV)	plnění členského vztahu a smluv o poskytnutí benefitu (písm. b)	po dobu poskytování benefitu a do jeho vyúčtování; doklady podle účetních předpisů
Spolupráce s obchodníky, evidence doporučení a provize	plnění smlouvy s obchodníkem (písm. b); u doporučeného člena oprávněný zájem družstva vědět, kdo ho doporučil (písm. f)	po dobu spolupráce nebo členství a poté po dobu nutnou k vypořádání a ochraně práv (nejdéle 10 let)
Zpřístupnění vybraných údajů obchodníkovi nebo mentorovi, který vás doporučil	váš souhlas (písm. a)	do odvolání souhlasu nebo do skončení členství
Účetnictví, daně a platby	právní povinnost (písm. c) – zákon o účetnictví a daňové předpisy	po dobu stanovenou těmito předpisy, zpravidla 5 až 10 let
Informace pro členy – pozvánky na členskou schůzi a oznámení podle stanov	plnění členského vztahu a povinností podle stanov a zákona (písm. b, c)	po dobu členství
Novinky o činnosti družstva a benefitech pro členy	oprávněný zájem družstva informovat své členy (písm. f)	po dobu členství, nebo dokud zasílání neodmítnete
Odpovědi na dotazy (kontaktní formulář, e-mail, telefon)	oprávněný zájem odpovědět (písm. f), případně jednání o členství (písm. b)	po dobu vyřízení a navazující komunikace
Prodej vstupenek na akce družstva	plnění smlouvy (písm. b)	do konání akce a vyúčtování; doklady podle účetních předpisů
Bezpečnost portálu a webu, prevence zneužití, ochrana právních nároků	oprávněný zájem (písm. f)	po dobu nutnou k zajištění bezpečnosti; při sporu do jeho skončení
Cookies, které nejsou nezbytné	váš souhlas v liště cookies (písm. a; § 89 odst. 3 zákona o elektronických komunikacích)	podle Zásad cookies, nejdéle do odvolání souhlasu

Zpracování na základě oprávněného zájmu můžete kdykoli odmítnout (viz námitka v kapitole 8). Zasílání novinek ukončíme na základě jednoduchého e-mailu na [email protected]; pozvánky a oznámení, které nám ukládají stanovy a zákon, vám ale posílat musíme.

5. Komu údaje předáváme

Vaše údaje neprodáváme. Předáváme je jen tomu, komu je předat musíme nebo kdo pro nás zajišťuje služby, a vždy jen v nezbytném rozsahu.

• Zpracovatelé, kteří pro nás pracují podle našich pokynů a jsou vázáni mlčenlivostí: poskytovatel serverů a e-mailu, účetní a daňoví poradci, IT podpora a správa webu.
• Banka vedoucí účet družstva (Fio banka, a.s.) – při platbách členských vkladů, výplatách a dalších převodech.
• Vydavatelé benefitních karet – Pluxee (karty Pluxee) a DKV (palivové karty DKV), v rozsahu nutném k vydání a správě karty.
• Obchodník nebo mentor, který vás doporučil – jméno, telefon, e-mail a základní informace o vašem vstupu a členství, jen s vaším souhlasem. Bez souhlasu uvidí jen číslo člena, bez jména a kontaktů.
• Orgány veřejné moci (soudy, finanční úřad, policie a další), pokud nám to ukládá zákon.
• Právní zástupci, auditor a znalci – při ochraně práv družstva.
• Technické služby webu: ikony a vlajky se načítají z úložiště cdnjs (Cloudflare) a formulářové prvky portálu z úložiště jsDelivr – tyto služby při načtení stránky zpracují vaši IP adresu; QR kódy (pro platby i pro ověření podpisů) vytváří přímo náš web, údaje z nich se žádné cizí službě nepředávají; Google Překladač se načte jen tehdy, když si sami vyberete jiný jazyk webu.

6. Předávání mimo Evropskou unii

Údaje zpracováváme v Evropské unii. Mimo EU (do USA) se mohou dostat jen technické údaje – IP adresa a údaje o prohlížeči – při načtení služeb Cloudflare, jsDelivr a Google Překladač. Předání je možné na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (rámec EU–USA pro ochranu osobních údajů, Data Privacy Framework), případně standardních smluvních doložek schválených Komisí.

7. Automatizované rozhodování

Nerozhodujeme o vás výhradně automaticky. Systém sice počítá například věrnostní jednotky nebo provize, ale o přijetí za člena, o výplatách a o benefitech rozhoduje představenstvo družstva. Profilování k marketingovým účelům neprovádíme.

8. Vaše práva

• Přístup – zjistit, zda a jaké údaje o vás zpracováváme, a dostat jejich kopii. Většinu údajů vidíte přímo v členském portálu.
• Oprava – opravit nepřesné nebo doplnit neúplné údaje. Kontaktní údaje změníte sami v portálu.
• Výmaz – požádat o smazání údajů, které už nepotřebujeme nebo které zpracováváme neoprávněně. Údaje, které musíme uchovat podle zákona, smazat nemůžeme.
• Omezení zpracování – například po dobu, kdy ověřujeme přesnost údajů.
• Přenositelnost – dostat údaje, které jste nám dali na základě smlouvy nebo souhlasu, ve strojově čitelném formátu.
• Námitka – proti zpracování na základě oprávněného zájmu, včetně zasílání novinek.
• Odvolání souhlasu – kdykoli a stejně snadno, jako jste ho udělili: souhlas pro obchodníka v portálu (Můj účet → Údaje účtu, heslo a GDPR), souhlas s cookies tlačítkem Nastavení cookies v patičce webu. Odvolání nemá vliv na zpracování před ním.

Žádost nám pošlete e-mailem, datovou schránkou nebo poštou (kontakty jsou v kapitole 1). Vyřídíme ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce, a zdarma. Abychom údaje nevydali někomu jinému, můžeme si ověřit vaši totožnost.

Stížnost: Pokud se domníváte, že s vašimi údaji nezacházíme správně, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz. Budeme rádi, když se nejdřív obrátíte na nás.

9. Odkud údaje máme a musíte nám je dát?

Většinu údajů máme přímo od vás – z přihlášky, z registrace v portálu a z další komunikace. Dále je získáváme od obchodníka, který vás doporučil (jen údaj o doporučení), z veřejných rejstříků (u podnikatelů a firem z registru ARES), od banky (údaje o platbách) a od vydavatelů karet Pluxee a DKV (údaje o používání karty).

Údaje potřebné pro členství nám poskytnout musíte – bez nich nemůžeme přihlášku vyřídit ani vést seznam členů, který nám ukládá zákon. Údaje, které poskytujete na základě souhlasu, jsou dobrovolné a jejich neposkytnutí nemá vliv na vaše členství.

10. Jak údaje chráníme

• spojení s webem a portálem je šifrované (HTTPS),
• hesla ukládáme jen jako šifrovaný otisk, PIN karet šifrovaně,
• doklady členů jsou v úložišti, které není přístupné z internetu, a stáhnout je lze jen po přihlášení,
• k údajům mají přístup jen pověření lidé vázaní mlčenlivostí,
• web pravidelně zálohujeme a kontrolujeme jeho zabezpečení.

11. Změny zásad

Zásady průběžně aktualizujeme, aby odpovídaly tomu, jak údaje skutečně zpracováváme. Aktuální verze je vždy na této stránce. O podstatných změnách budeme členy informovat e-mailem nebo v členském portálu.

Související: Zásady cookies · Kontakty · Dokumenty ke stažení